И Н С Т Р У К Ц И Я
по работе с обращениями и запросами граждан и организаций
в Управлении Судебного департамента в Республике Коми

(в редакции приказов
от 25.01.2011 № 7; от 31.07.2015 №183о/д; от 04.02.2016 г. № 21 о/д;
от 27.03.2018 № 86 о/д; от 20.08.2019 № 230 о/д; от 03.09.2019 № 246 о/д;
от 05.03.2021 № 67 о/д; от 22.03.2021 № 99 о/д, от 14.07.2023№ 187 о/д;
от 12.05.2025 № 152 о/д)

1. Общие положения

1.1.Работа с обращениями и запросами граждан и организаций, личного приема граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов» и 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», а также иным федеральным законодательством, регулирующим правоотношения граждан и организаций при обращении в государственные органы и органы местного самоуправления.

1.2.В Управлении Судебного департамента в Республике Коми (далее – Управление) подлежат обязательному рассмотрению индивидуальные и коллективные обращения, заявления, жалобы, а также запросы граждан и организаций (далее обращения (запросы), поступающие в письменной форме, форме электронных документов или форме устного обращения к должностному лицу во время личного приема, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

1.3.Инструкция о работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Республике Коми (далее – Инструкция) определяет порядок рассмотрения обращений (запросов), ведения делопроизводства по ним и осуществления личного приема граждан и представителей организаций.

1.4.Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью гражданских служащих Управления. Принятые на работу в аппарат Управления работники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений под роспись.

1.5.При рассмотрении обращений (запросов) не допускается разглашение сведений, содержащихся в нем, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

1.6.Обращения (запросы), поступившие в Управление, подлежат обязательному рассмотрению, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией. Отказ в приеме обращений (запросов), рассмотрение которых входит в компетенцию Управления, недопустим.

1.7.Информация на запрос может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

1.8.Начальник Управления, его заместители, начальники отделов Управления в пределах своих полномочий обязаны обеспечить:

всестороннее и объективное рассмотрение обращений (запросов) и предоставление заявителям или пользователям информацией достоверных сведений;

соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации.

1.9.Централизованный учет поступивших обращений ведется работниками отдела организационно-правового обеспечения и информатизации Управления (далее – канцелярия).

1.10.Канцелярия:

осуществляет централизованный учет обращений (запросов);

обеспечивает рассмотрение обращений (запросов), адресованных в Управление;

ведет контроль за рассмотрением обращений (запросов);

осуществляет информационно-справочную работу, связанную с обращениями (запросами).

Начальник Управления представляет Генеральному директору Судебного департамента информацию о состоянии работы с обращениями (запросами) граждан отдельным разделом по установленной форме вместе с отчетом по итогам работы за год.

2. Порядок рассмотрения обращений

2.1.Ответственность за организацию исполнения обращений, соблюдение сроков их рассмотрения, состояние делопроизводства по ним возлагается на начальников отделов Управления.

2.2.Обращения, поступившие в Управление, регистрируются в канцелярии и незамедлительно докладываются начальнику Управления.

2.3.Обращения с поручением начальника Управления передаются исполнителю в день наложения резолюции или не позднее следующего дня через канцелярию под роспись исполнителя. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым или с отметкой «Ответственный».

2.4.В соответствии с резолюцией начальника Управления исполнение обращения может быть поставлено на контроль.

2.5.Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается. Решение о снятии с контроля принимает начальник Управления после полного рассмотрения обращения, если по нему дан исчерпывающий ответ.

2.6.Обращения, переадресованные в другие учреждения и организации для разрешения с предложением сообщить о результатах рассмотрения в Управление, ставятся канцелярией на контроль.

2.7.Решение о проверке обращения с выездом на место работников Управления принимается начальником Управления.

2.8.Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, действия (бездействие) которого обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права на обжалование соответствующего решения или действия (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.9.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату гражданину, направившему его, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.10.Передача обращения из одного отдела в другой без разрешения начальника Управления не допускается. Обращение передается с соответствующей отметкой в учетных формах.

2.11.Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ автору обращения.

2.12.Письменное обращение, не относящееся к компетенции Управления по содержанию поставленных вопросов, в семидневный срок со дня его регистрации направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу по принадлежности с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случая, когда ответ заявителю не дается.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

2.13.Обращение, относящееся к компетенции Управления, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

2.14.Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

2.15.В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц начальником Управления может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителем подается материал проверки по обращению и докладная записка с указанием причин продления срока.

2.16. Начальником Управления могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.

2.17.Сроки, предусмотренные Инструкцией, исчисляются в календарных днях со дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.18.Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов их семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотреблением правом.

2.19.Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на

рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или

должностному лицу, если текст письменного обращения не поддается прочтению. Однако, если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию заявителя, ему в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается о причинах оставления обращения без ответа.

2.20.В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения,

заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или

должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

2.21.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно и то же подразделение. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.22.В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или его почтовый адрес, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит докладу начальнику Управления.

2.23. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Управление в форме электронного документа, либо по адресу (уникальному идентификатору) личного кабинета гражданина в информационной системе, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в Управление в письменной форме. Кроме того, на поступившее в Управление обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований пункта 1.5 Инструкции на официальном сайте Управления в сети Интернет.

2.24.В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 2.23. Инструкции на официальном сайте Управления в сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

2.25.Управление вправе запрашивать документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

В случае если запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, направляется по системе ведомственного электронного документооборота Управления или по адресу электронной почты, сведения о дате и времени отправки запроса распечатываются и приобщаются к документам, касающимся рассмотрения обращения.

3. Порядок предоставления информации по запросам

3.1.Организация работы с запросами осуществляется в порядке, установленном пунктами 2.1 - 2.5, 2.17, 2.18 Инструкции.

3.2.В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса или адрес электронной почты, а также фамилия, имя, отчество гражданина или наименование организации, запрашивающих информацию. Анонимные запросы не рассматриваются.

3.3.В случае если запрос не относится к сфере деятельности Управления, такой запрос направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О переадресации запроса в тот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае если Управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе и (или) органе местного самоуправления, об этом сообщается направившему запрос пользователю информацией в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4.Запрос подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

3.5.В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение 7 дней со дня его регистрации с указанием причины такой отсрочки и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

3.6.Информация о деятельности судов, органов судейского сообщества Республики Коми предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

Ответ на запрос, поданный в электронном виде, может быть направлен в электронном виде, если в запросе не указан иной способ получения ответа.

3.7.Информация не предоставляется в случае, если:

содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении ее применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

3.8.В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, Управление предоставляет запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

3.9.Управление вправе не предоставлять информацию по запросу, если эта информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети «Интернет».

В этом случае в ответе на запрос указывается наименование, дата выхода и номер средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

4. Делопроизводство по обращениям (запросам)

4.1.Делопроизводство по обращениям (запросам) ведется отдельно от других видов делопроизводства с соблюдением необходимых требований Инструкции по делопроизводству.

4.2.Прием и первичная обработка обращений (запросов) осуществляется канцелярией Управления. Обращения подлежат регистрации в день получения.

4.3.Обращения, поступившие с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.4.Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1. Не допускается перерегистрация обращений, не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

4.5.Регистрация обращений осуществляется в учетных формах - «Журнале учета обращений граждан и представителей организаций в Управлении Судебного департамента в Республике Коми» (приложение 1,2). Одновременно на впервые поступившее обращение составляется алфавитно-учетная карточка (приложение 3) по первой букве фамилии обратившегося гражданина (на коллективные обращения карточка заполняется по фамилии первого заявителя или по наименованию организации, делается пометка «коллективная»).

4.6.На алфавитно-учетной карточке проставляется номер, в котором первая цифра обозначает порядковый номер алфавитно-учетной карточки на день поступления, вторая и последующая - год поступления обращения.

4.7.Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в системе электронного документооборота, применяемой в Управлении.

Основной регистрационно-контрольной формой регистрации являются электронные карточки системы электронного документооборота, в которые вводятся реквизиты обращений (запросов).

4.8.Обращение (запрос), поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.9.При регистрации обращения (запроса) на оборотной стороне последнего листа обращения или на свободном от текста месте проставляется штамп Управления (приложение 4), на котором указывается регистрационный номер и дата поступления. Если обращение поступило с сопроводительным листом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме.

4.10.Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением (запросом) и сохраняется при регистрации ответов (писем) на данное обращение. В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения внутри Управления, осуществляется под одним номером, присвоенном ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

В случае если ответ дается на два и более обращения (запроса) от одного и того же заявителя, регистрация исходящего документа осуществляется под номером того обращения (запроса) из рассмотренных, которое зарегистрировано первым.

4.11.Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными и подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.12.Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, если:

заявитель или пользователь информацией не удовлетворен данным ему ответом Управления по первоначальному обращению (запросу);

со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.

Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное, с отметкой о повторности в системе электронного документооборота, о повторности делается отметка в алфавитно-учетной карточке.

4.13.После регистрации обращение в тот же день передается в соответствующее структурное подразделение Управления для исполнения.

4.14.Если в обращении затрагиваются вопросы, подлежащие рассмотрению в нескольких структурных подразделениях (отделах) Управления, начальник Управления определяет ответственного исполнителя за рассмотрение обращения.

Подлинник обращения передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, или с отметкой «Ответственный», копии - соисполнителю.

Решение, принятое по такому обращению, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает начальник Управления.

4.15.Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа заявителю (пользователю информацией) или письма в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, а также за рассмотрение обращения в установленный срок.

4.16.Обращения (запросы), переданные в отделы Управления ошибочно, возвращаются в тот же день в канцелярию.

4.17.Передача зарегистрированных обращений (запросов) в структурные подразделения и заместителям начальника Управления осуществляется через работников, на которых возложены соответствующие обязанности, под роспись в журнале учета обращений граждан и представителей организаций в Управлении Судебного департамента в Республике Коми.

4.18.Запрещается на тексте обращения делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе непосредственного разрешения обращения исполнителем.

4.19.При исполнении обращения (запроса) исполнитель готовит ответ в письменной форме на официальном бланке Управления за подписью начальника Управления с указанием отметки об исполнителе.

4.20.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

4.21.На коллективное обращение (запрос) ответ направляется на фамилию первого заявителя с просьбой сообщить о результатах его рассмотрения другим авторам. В необходимых случаях по просьбе авторов ответ направляется конкретному лицу или отдельно каждому адресату.

4.22.Ответы на обращения (запросы), уведомления, письма в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам также подлежат регистрации в канцелярии.

4.23.Состав обязательных реквизитов, порядок их расположения на бланках писем регламентирован Инструкцией по делопроизводству в аппарате Управления.

4.24.Решение об окончании рассмотрения обращения принимает начальник Управления.

4.25.В случаях, когда ответ заявителю не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение справкой с изложением причины.

4.26.Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом передаются в канцелярию для последующей отправки адресатам не позднее трех дней до истечения установленного законом срока рассмотрения обращения (запроса) в соответствии с компетенцией Управления. Материалы формируются в отдельное производство.

В алфавитно-учетной карточке в поле с указанием информации об исполнении вносятся следующие сведения:

номер и дата исходящего документа;

способ отправки ответа заявителю (почтовой, электронной или иной связью);

адрес направления ответа заявителю;

номер и дата списка внутренних почтовых отправлений при его наличии;

дата направления ответа заявителю.

Работник Управления, отправивший ответ заявителю, в том же поле удостоверяет факт этой отправки своей подписью.

4.27.Об утере обращения или документов по нему исполнитель сообщает начальнику Управления. В этом случае начальник Управления назначает служебную проверку.

4.28.Законченные производством обращения хранятся в канцелярии в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.

4.29.Пакеты, в которых были вложены обращения, приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения обращения.

4.30.Нерассмотренные обращения и неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

4.31.По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Управления.

Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится работниками канцелярии.

По просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступившие в Управление из государственных органов, органов местного самоуправления с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Управлении, если указанные письменные ответы не были получены заявителем по независящим от него обстоятельствам.

Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется работником канцелярии с разрешения начальника Управления, о чем делается запись в учетных формах.

5. Особенности работы с обращением (запросом) в форме электронного документа

5.1. Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного документа посредством информационной системы, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина.

5.2. Для приема обращений (запросов) в форме электронного документа применяется специализированное программное обеспечение Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее – СПО ГАС«Правосудие»), обеспечивающее идентификацию и (или) аутентификацию гражданина.

В случае незаполнения сведений об авторе (фамилия, имя гражданина, наименование организации, почтовый адрес, адрес электронной почты) и текста обращения (запроса) отправитель информируется о невозможности принять обращение (запрос). Электронная цифровая подпись является дополнительной информацией.

5.3.Управление сохраняет за собой право в установленном порядке уточнить достоверность информации об отправителе, а также уточнить содержание обращения (запроса).

5.4.Информация о персональных данных авторов обращений (запросов) хранится и обрабатывается с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных.

5.5.Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме (для вложения допустимы следующие форматы файлов: pdf, rtf, doc, docx, xls, xlsx, odt, jpg, jpeg, png) либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Максимальный размер файла – 30 Мб.

5.6.Обращение (запрос), поступившее в форме электронного документа обрабатывается отделом обращений и приема граждан и подлежит регистрации в системе электронного документооборота.

При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи из СПО ГАС «Правосудие» в систему электронного документооборота данных о поступлении обращения (запроса) в форме электронного документа работником канцелярии осуществляется ввод соответствующих данных в систему электронного документооборота в ручном режиме, в том числе с использованием технических средств, электронных носителей информации.

Обращение (запрос), направленное посредством СПО ГАС «Правосудие», представляет собой комплект электронных документов, который включает в себя:

обращение (запрос);

квитанцию об отправке;

приложенные документы (при наличии);

сведения о результатах проверки электронной подписи заявителя (в случае, если обращение и приложенные к нему документы (при наличии) содержат электронную подпись).

Обращение (запрос), квитанция об отправке, приложенные документы (при наличии) распечатываются, и дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Квитанция об отправке является документом, подтверждающим отправку обращения (запроса) и содержащим информацию об органе, в который направлено обращение, дату отправки, данные заявителя, указанные им при направлении обращения (запроса), уникальный идентификатор, присваиваемый обращению (запросу), а также перечень приложенных заявителем документов (при наличии).

Документы, приложенные заявителем к обращению (запросу), распечатываются в той последовательности, в которой они перечислены в квитанции об отправке.

При необходимости сведения о результатах проверки электронной подписи распечатываются и прилагаются к обращению (запросу).

В регистрационную карточку системы электронного документооборота добавляются файлы, содержащие квитанцию об отправке, обращение (запрос), приложенные к обращению (запросу) документы (при наличии), а также сведения о результатах проверки электронной подписи (при наличии).

5.7.Основанием для отказа в рассмотрении электронного документа, помимо оснований, указанных в разделах 2-3 Инструкции, также может являться:

указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого электронного документа;

некорректность содержания электронного документа.

5.8.При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи данных из системы электронного документооборота в СПО ГАС «Правосудие» ответ на обращение (запрос) или уведомление направляется заявителю лицом, ответственным за прием документов, поступающих посредством сервиса «Электронное правосудие», путем изменения статуса на «Направлен ответ» или «Продление срока подготовки ответа» в СПО ГАС «Правосудие», указав регистрационный номер ответа (уведомления) в поле «Комментарий» и приложив файл, содержащий ответ (уведомление), в формате «PDF», размер которого не должен превышать 5 Мбайт.

В наименовании файла с ответом указывается фамилия и инициалы заявителя, которому адресован ответ, в дательном падеже (например: Андрееву А.А.pdf, Петрову П.П.pdf).

В случае если ответ на обращение (запрос) не дается по основаниям, предусмотренным разделами 2–3 Инструкции, лицо, ответственное за прием документов, поступающих посредством сервиса «Электронное правосудие», в СПО ГАС «Правосудие» меняет статус обращения (запроса) на «Оставлено без ответа», выбрав причину в соответствующей графе и указан в поле «Комментарий» статью нормативного правового акта, в соответствии с которой принято указанное решение.

5.9.После размещения информации о результатах рассмотрения обращения (запроса) в СПО ГАС «Правосудие» лицом, ответственным за прием документов, поступающих посредством сервиса «Электронное правосудие», на оборотной стороне ответа (уведомления) заявителю в левом нижнем углу вносится запись о дате размещения информации о результатах рассмотрения обращения (запроса), а также указывается фамилия, инициалы и подпись должностного лица, разместившего информацию.

6. Личный прием

6.1.Прием осуществляется в целях оперативного рассмотрения обращений (запросов), относящихся к компетенции Управления, производится начальником Управления, его заместителями, начальниками отделов и их заместителями.

6.2.Прием граждан и представителей организаций (далее – заявителей) осуществляется с 8.25 до 18.00 часов (кроме пятницы, праздничных, выходных дней и перерыва на обед с 13.00 до 14.00 часов), в пятницу - с 8.20 до 14.00 часов в установленные для этих должностных лиц дни и часы приема, в помещении Управления.

6.3.Прием ведется в порядке очередности. Заявители, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием не допускаются. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

6.4.При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

Работники Управления, проводящие прием, обязаны сообщить посетителю свои фамилию, имя, отчество, должность и дать в пределах своих полномочий разъяснения по поставленным вопросам.

6.5.При проведении личного приема граждан работник Управления оформляет карточку личного приема на каждого принятого заявителя (приложение 7), по окончании приема в тот же день сдает карточку в канцелярию.

6.6.Сведения о заявителе, краткое содержание обращения заносятся работниками канцелярии в журнал учета приема граждан и представителей организаций в Управлении Судебного департамента в Республике Коми (приложение 5,6) на основании карточек личного приема, которые хранятся в канцелярии в течение календарного года.

6.7.Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими учету, являются:

- дата и время приема;

- фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность;

- краткое содержание устного обращения;

- фамилия должностного лица, осуществляющего прием;

- сведения о результатах приема.

6.8.При необходимости принятия по обращению заявителя руководящего решения карточка личного приема не позднее следующего дня представляется начальнику Управления для ознакомления и поручения исполнения. Копия карточки с визой начальника Управления передается исполнителю под роспись. Исполнитель после окончания проверки представляет материал начальнику Управления.

6.9.Если принятие руководящего решения не требуется, учетная карточка подшивается в накопительную папку и хранится в канцелярии.

6.10.Во время личного приема граждан, а также при их обращении по телефону могут даваться устные разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

6.11.В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, заявителю разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

6.12.Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.13.Устный ответ или разъяснение на устное обращение дается заявителю, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ в день обращения не представляется возможным или заявитель настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается разъяснение о сроке и порядке получения ответа.

6.14.Для получения письменного ответа по устному обращению заявителю предлагается удостоверить собственноручной подписью в карточке личного приема (регистрационной карточке) правильность изложения его обращения работником Управления.

6.15.Обращение, полученное в ходе личного приема, регистрируется, учитывается и рассматривается с учетом требований Инструкции.

6.16.На письменном обращении, полученном на личном приеме, работник Управления, ведущий прием, ставит дату приема и свою подпись, не позднее следующего дня передает в канцелярию на регистрацию.

6.17.Предварительную запись заявителя на личный прием к начальнику Управления осуществляет секретарь.

Заявитель при записи на личный прием предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и кратко излагает суть обращения.

Заявителю может быть отказано в записи на личный прием к начальнику Управления в случае, если:

а)решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию Управления с разъяснением заявителю, в какой государственный орган или орган местного самоуправления и в каком порядке ему следует обратиться;

б)по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы и в ходе записи на личный прием он не приводит новых доводов, имеющих существенное значение для рассмотрения устного обращения;

в)заявитель обжалует судебное решение.

6.18.Не относящиеся к компетенции Управления письменные обращения, принятые по настоянию заявителя, направляются по принадлежности с уведомлением заявителя либо возвращаются заявителю по почте с указанием, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.19.В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.20.В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении заявителя отражается в карточке личного приема.

6.21.При наличии технической возможности в интересах обеспечения защиты прав граждан ведение приема может сопровождаться аудиовидеозаписью, о чем граждане в обязательном порядке уведомляются до начала приема.

Срок хранения аудиовидеозаписи личного приема составляет 5 лет.

7. Ответственность

Нарушение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с обращениями (запросами) и приема граждан и представителей организаций, сроков рассмотрения обращений (запросов) или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, представление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных гражданских служащих в соответствии с Федеральным Законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации».

_____________